Типы документов важнее шаблонов

До настройки статусов соберите список реальных документов: договоры, счета, акты, заявки, внутренние приказы. Для каждого типа определите:

  • кто инициирует;
  • кто согласует;
  • кто утверждает;
  • где хранится итоговая версия.

Короткий маршрут лучше длинного

Если в согласовании больше 5–6 обязательных участников «на всякий случай», документы будут зависать. Лучше короткий маршрут и явный эскалационный шаг для исключений.

Контроль для руководителя

Руководителю нужен не архив, а ответы на вопросы:

  • какие документы просрочены;
  • где узкое место;
  • сколько согласований завершено за период.

Именно эти отчёты стоит заложить в проект внедрения с первого дня.